Описание действующей системы управления и ее основных характеристик. Совокупность мероприятий по модернизации в 2016–2020 гг. системы управления университетом предполагала проведение реорганизации двух крупных университетов Кировской области (присоединение к Вятскому государственному университету Вятского государственного гуманитарного университета), формирование единой команды обучающихся и работников опорного университета; создание инновационной и предпринимательской инфраструктуры; широкое вовлечение работников и обучающихся в принятие управленческих решений и их реализацию; развитие корпоративной культуры, базирующейся на вовлеченности обучающихся и работников в процессы достижения стратегических целей ВятГУ.
В ВятГУ реализована матричная структура управления, включающая сочетание иерархической и проектных структур управления, реализованная с учетом особенностей бюджетной образовательной организации.
В рамках комплексного подхода к управлению бизнес-процессами обеспечена синхронизация системы управления с основными процессами, где работники университета вовлечены в управленческий процесс, принятие управленческих решений и их реализацию. Для этого запущена система интегрированных коммуникаций, введен новый уровень управления – директора институтов (назначаемые на данные должности и работающие на условиях эффективного контракта), разработаны программы стратегического развития институтов, созданы центр превосходства и центры компетенций.
На руководителей институтов и центров возложена персональная ответственность за эффективность работы курируемых подразделений, включая их материально-техническое, финансовое, кадровое, информационное, методическое, социальное, общехозяйственное обеспечение. Преимущественной задачей факультетов и кафедр является обеспечение качества образовательного процесса; задачей Центра превосходства «Фармацевтическая биотехнология» и Центров компетенций («Полимерные материалы», «Промышленный и бизнес инжиниринг», «Экологические технологии и системы», «Использование биологических ресурсов») – обеспечивать исследовательскую повестку университета, в том числе – подготовку магистрантов и аспирантов. Специальным инструментом по обеспечению горизонтальных и вертикальных коммуникаций сотрудников является «Совет по стратегическому развитию». К работе совета приглашены представители управленческих структур (ректорат, директоры, деканы, руководители отделов), инициативные специалисты, обучающиеся и партнеры университета, связывающие собственное будущее с развитием ВятГУ.
В 2016–2020 гг. была внедрена сервисная модель деятельности поддерживающих функциональных подразделений и принцип «одного окна»: процессная организация работы сервисных служб, выстраивание отношений «клиент – поставщик» между сервисными и обслуживаемыми подразделениями. Критериями оптимизации бизнес-процессов ВятГУ являются: сокращение бюрократических процедур, рост скорости и эффективности принятия решений, а также прозрачность и высокое качество сервиса с точки зрения потенциального пользователя (обучающегося, работника; подразделения).
В 2016 г. для запуска изменений, достижения планируемых показателей программы и закрепления преобразований в объединенном университете, был создан проектный офис. Его основная задача состоит в формировании стратегии и развития корпоративной методологии и стандартов управления проектами в ВятГУ. Проектный офис осуществляет мониторинг и анализ исполнения программы развития, стратегических проектов ВятГУ в режиме реального времени для руководителей и кураторов проектов. Акцент в работе сделан на формировании из работников ВятГУ вертикально-интегрированных команд, обладающих проектными компетенциями.
Описание планируемых изменений в системе управления университетом, взаимосвязи модернизации управления с ключевыми целями развития. Амбициозность задач развития ВятГУ в 2021–2030 гг., ресурсные ограничения (достигнуты пределы для экстенсивного развития бэк-офиса), необходимость создания множества временных проектных команд для решения стратегических задач (с последующей «пересборкой» части из них), множество «проводников перемен» с различной функциональной ролью в «материнском» подразделении определяют необходимость перехода к комбинированной системе управления университетом. Комбинированная система управления призвана обеспечить партнерское взаимодействие иерархической и сетевой структур управления. В этом случае ведущая задача иерархической части системы управления университетом – обеспечение эффективного функционирования в соответствии с требованиями Минобрнауки России, Рособрнадзора, иных федеральных органов исполнительной власти. Ведущая цель сетевой части системы управления ВятГУ – обеспечение режима развития за счет вовлечения в процессы инициации, разработки и реализации инициатив множества «проводников перемен» из числа обучающихся, работников, выпускников и партнеров университета разных лет, возраста, профиля компетенций, но обязательно увлеченных и «пассионарных».
Принципы и механизмы управления университетом 1. Переход на сервисную модель управления, при которой все предложения, инициативы и запросы в интересах институциональных изменений в образовании, науке, исследованиях, трансфере знаний и технологий, работе с молодежью, управлении человеческим капиталом, цифровой трансформации, развитии кампуса и инфраструктуры реализуются в виде набора простых, интуитивно понятных и доступных с любого устройства в режиме 24/7 сервисов (например, «Центр ситуационного управления вузом», сервис «Давайте сделаем!» и др.). Проект с «открытым входом» для любых конструктивных идей и предложений, которые могут быть инициированы, разработаны и внедрены в период действия программы развития университета. Механика проекта: каждый обучающийся, работник и выпускник имеет возможность подать идею, обозначить проблему по любому вопросу жизни университета. Идеи аккумулируются, систематизируются по направлениям деятельности, принимаются в работу как «заказ» с установлением срока исполнения и координатами ответственного специалиста. Результатом становится публичная интерактивная карта «задач развития вуза» со светофором исполнения: заявка подана / заявка принята / заявка исполняется / заявка исполнена. Платформа проекта: специализированное ИТ-решение с использованием технологий искусственного интеллекта, анализа больших данных, виртуальной реальности; интерактивной связи и опросов. Ожидаемый результат: прямое и личное участие обучающихся, работников и выпускников в решении задач развития ВятГУ, рост доверия к решениям администрации вуза, повышение эффективности управленческих действий (подробнее см. в пункте «Политика в области цифровой трансформации»).
2. Развитие коллегиальности управления, повышение значения внутренней экспертизы университета. Привлечение к деятельности «Совета по стратегическому развитию» любых обучающихся и работников университета, желающих включиться в управление университетом, обеспечит качественную экспертизу идей развития, возможность каждому из членов совета получить «мягкую оценку» его предложений, сформировать команду единомышленников для дальнейшей их реализации в дружественной среде. «Совет директоров академических программ» призван обеспечить мониторинг качества образования, а также удовлетворенности студентов организацией, процессом и результатами обучения; возможность непосредственного влияния на жизнедеятельность университета. «Научно-технический» и «Экспертные советы членов-консорциумов» призваны дать объективную фактическую и прогнозную оценку результатов научно-исследовательской деятельности вуза, рекомендации по определению перспективных тематик развития. Формирование «Бюджетной комиссии» и создание «Дирекции программы развития» обеспечат открытую оценку перспективности, эффективности и результативности реализуемых стратегических проектов и проектов институциональных изменений.
3. Реновация работы «Попечительского совета» призвана сформировать вокруг университета пояс стейкхолдеров, готовых организационно и ресурсно принимать участие в развитии ВятГУ.
4. Совершенствование за счет использования профильных цифровых сервисов системы принятия управленческих решений на основе больших данных (в том числе с использованием потенциала «Университетского консорциума исследователей больших данных»), инновационно-предпринимательской деятельности, системы стимулирования, обеспечивающих нацеленность коллектива ВятГУ на достижение согласованных показателей в образовательной, научной и инновационной сферах деятельности. Формирование по принципу «одного окна» сервисной экосистемы инициации, экспертизы и реализации, а в последующем – тиражирования проектов изменений как лучших практик (на начальном этапе – в других подразделениях ВятГУ; в дальнейшем – в других вузах и регионах страны). В качестве основы такого подразделения рассматривается «Стратегический проектный офис» ВятГУ, функционал которого будет трансформирован. Наряду с «традиционными» задачами организационного, ресурсного, консультационного сопровождения проектных команд; мониторинга исполнения проектов институциональных изменений и стратегических проектов (принадлежность к иерархической части системы управления) он будет дополнен сервисами, обеспечивающими деятельность сетевой части системы управления университетом. В «Стратегическом проектном офисе», с минимальным количеством штатных единиц иерархической структуры, будут дополнительно сосредоточены ресурсы, позволяющие на гибких условиях обеспечивать деятельность временных рабочих групп (сетевая структура) по направлениям развития, например: аналитическо-маркетинговая группа, группа развития студенческого предпринимательства, центр развития soft-компетенций и др. Участниками описанных рабочих групп (проектных команд) станут обучающиеся и работники, партнеры университета, «защитившие» собственный проект развития и нуждающиеся в организационной поддержке на стартовом этапе деятельности. Гибкие условия работы таких групп при поддержке «одного окна» проектного офиса обеспечат легкость формирования и оперативность корректировки их состава «без потери репутации» в случае неуспеха; соблюдение индивидуальных особенностей привлечения к работе (консультационные услуги, срочный трудовой договор, договор гражданско-правового характера, мотивационный пакет и т. п.); инфраструктурную поддержку деятельности на весь период работы группы до стадии завершения проекта или вывода его в режим функционирования на следующих этапах жизненного цикла созданного продукта или услуги. Преимуществом такой сервисной экосистемы станет личностный и профессиональный рост обучающихся, работников и партнеров университета – «акторов» задач развития ВятГУ.